信息系统的引入现在已经成为了企业现代与传统的分界线，然而很多企业直到关门也没有搞清楚信息系统的真正作用是什么，就如同索尼的衰败不能如网文上控诉的那样去责怪绩效考评体系，信息系统也只是一种工具，用的好了，认识到位了，就是一把利器，用错了地方，会错了意，就能成为一把凶器。

 

知行合一自2002成立自今服务了数百家客户，一直以咨询服务为核心，深感方案落地环节的步履维艰，2017年我们有了自主开发的信息系统——JMT数字经营平台，通过JMT自主经营模式咨询项目和JMT数字经营平台双管齐下，轻而易举的实现了客户自主经营模式导入的“效率”与“效果”的双效提升，感慨良多，今天谈一下我对信息系统的理解。

 

一、是不是所有企业都需要引入信息系统？

 

1、小企业可以不需要引入信息系统

 

小企业最大的优势就是灵活与协作，类似游击队，一看势头不对，立刻可以逃之夭夭，或者肥肉当前，狼群般一拥而上。信息系统强调的是流程和规则，不按流程办事的结果就是寸步难行，试想在一个扳着手指就数的过来人数的公司推行信息系统，无疑是给胡人穿上宽大的袍袖，除了不便，还有禁锢。

 

2、企业要想做大必须要引入信息系统

 

大企业的优势主要来源于资源集中的技术优势、垄断的成本优势和规模效应的效率优势，这些优势不失控的前提是规则，必须有一样事物承载着企业的规则，让企业大而不乱、各司其职，这个事物在过去的体现是规章制度，在互联网时代的体现就是涉及企业运营方方面面的信息化系统。企业要想做大没有信息系统是不可想象的，换句话说，那些没有信息系统的大型企业最终都不可避免的归于尘埃了。

 

二、为何大型企业（或者说企业要做大）少不了信息化系统？

 

1、大企业最大的困扰是什么？

 

大企业最显著的一点是人多、事杂，人与事形成了密密麻麻的网状结构，连接人与人、人与事的是庞杂的各类信息，那么问题来了，这些信息是如何传递的呢？我们可以想象一个情景：

 

员工A将一份有若干单价和数量的付款单传递给员工B审核，A和B两个人要对信息各自做出本职工作的处理。

 

员工A的处理流程如下：

 

根据合同，分别从价目表（单价的信息数据库）和入库单（数量的实际信息），获取单价和数量数据，汇集成为一份付款单；

 

员工B的处理流程如下：

 

将付款单与价目表和入库单核对一一核对，并与其他部门确认产品是否有质量等方面的问题，然后再找出合同，核对付款规则，综合所有信息进行审核。

 

上面的情景是一个企业极为普通的流程，80%的企业这样的流程中审核的人数不会只有1个员工B ，可能还有领导C，领导D，甚至领导E、F、G。流程中的每个参与者都要重复做一遍价目表、入库单、合同等信息的核对工作，但是其实这些审核工作只是防范风险的，和他的客户没有任何关系，不创造价值。然而为了避免责任共担风险，企业组织往往会不断的增加审批的环节，结果是效率低的同时没有人为结果负责，这就是大企业病的源头。

 

企业存在的前提是为客户创造价值，难以想象企业的员工将大量精力放在了防范风险上，而这个企业能够在市场白热化的竞争中屹立不倒。

 

2、如何解决企业的这种困扰？

 

面对大量的重复性工作，企业应对的方式就有如下两种：

 

1）B不作为，将自己应该做的部分忽略掉，闭着眼睛审核签字，这样将时间降低90%，将风险提升100%。

 

2）找到一个工具，将A/B/C…从这些以防范风险为目的的审核工作中解放出来。

 

这个工具早已经被证明过，就是信息系统。

 

如果企业里面有一个以流程规则为依托的信息系统，我们再来回顾一下上面的情景：

 

A将一份有若干单价和数量的付款单传递给B审核，A和B两个人要对信息各自做出本职工作的处理。

 

前期有人将合同规则录入系统，价格录入数据库，仓库部门在系统中完成收货。

 

员工A的处理流程如下：

 

直接从系统中提取当前需要结账的订单和数据（这些数据都是直接提取并且锁定不可更改的），提交审批；

 

员工B的处理流程如下：

 

直接根据系统提供的合同付款规则进行合规审核，其他的价格、数量、质量、金额等都属于系统数据，不需要审核。

 

通过这样的信息系统就实现了各司其职，各负其责，取消了重复工作，提升了工作效率，但这也只是初级的信息系统的功能与效果。高级信息系统则通过做好能确保价格、入库等的信息准确性的机制，直接取消了A的申请工作和B的审核工作，系统自动根据合同规则，进行付款，实现了风险最小化的同时，效率最大化。

 

三、引入信息系统，就真的可以高枕无忧了吗？

 

信息系统具备天然的公正性和信息共享属性，但仅靠信息系统就能实现上面的效果，解决大企业病吗？不一定。

 

由上面的案例我们可以明确，信息系统运作的前提有两个，一是明确的完善的规则，二是能确保信息准确的流程以及准确的信息。有了这些，信息在源头上就保证了准确，然后用系统来无损传递，那所有的信息传递过程中的重复行为就都可以取消。

 

但是系统只是一个工具而已，它本身是不会自动产生数据的，需要人来完成，因而能否发挥作用的不确定的因素是人，使用信息系统的人输入的如果是垃圾数据，输出的必然也是垃圾数据，垃圾数据不但不会带来效率的提升，反而会提升员工之间的不信任程度，增加企业的运营成本，类似企业导入信息化系统的结果就是审批流程要在系统上面走一遍，然后再通过线下纸面签字走一遍，上到领导，下至员工，怨声载道，这也是很多企业花费数百万甚至上千万引入的信息化系统最终被束之高阁的缘由。

 

四、如何让信息系统真正发挥作用，成为企业的加速器？

 

信息系统有效运作的基础是输入信息的及时性和准确性，因此要真正发挥信息系统的作用需要从两方面入手：

 

1、形成倒三角组织，教育引导各级员工的用户导向和流程化思维

 

传统企业往往采用金字塔式的职能管控组织，员工接受上级层层传递的指令，向上级领导负责，结果就是脑袋对着领导，屁股对着客户，领导大于流程，大于规则。这时领导的喜好就决定了信息系统的命运，有的领导重视，涉及的系统功能就能够有及时准确的数据，系统的规则能够被有效执行；有的领导抵触，涉及的系统模块就不受待见，流程规则就形同虚设。信息系统是一个整体，任何一个模块数据的错漏，规则执行的标准不一，都会导致系统整体的问题，一个形象的比喻就是一条臭鱼毁了一锅汤。

 

因此，只有构建以满足用户需求为导向的倒三角的流程型组织，才能真正打破部门墙，消减行政权力，凸显流程和规则，最终使信息系统得以贯彻和推行。

 

2、个性化定制出好用的系统

 

信息系统的易用性和全面性也是影响使用效果的重要因素，很多软件企业提供的是程式化的信息软件，一方面要求使用者适应软件开发人员的习惯，一旦使用者因为软件的不方便使用产生逆反情绪，将会大幅增加信息系统的推广难度；另一方面软件的功能固化，不符合企业的行业特点，也无法满足企业个性化的功能需求，使得系统流程与企业实际流程脱节，给企业员工留下信息系统不好用且没什么用的印象。因此类似的固化的信息系统很难成为企业发展的助力。

 

纵观知行合一推进的JMT数字经营平台导入项目，之所以都取得了非常好的效果，核心就是定制化。首先，咨询团队先为企业导入JMT自主经营模式，帮助企业统一员工思维方式，理顺流程；其次，软件开发团队是在此基础上进行的软件开发，务求每一个功能模块都与企业日常工作场景一致，且具有一定的前瞻性。最后，JMT自主经营模式和JMT数字经营平台同步运行，JMT自主经营模式使得软件更好用更有用，软件则帮助JMT自主经营模式有效落地，互相促进，共同成功。

 

总结一下就是，企业发展就如同负重前行，选择的路径和方向决定了企业的未来有多远，如果我们的目标就在视线所及的地方，我们大可以信步前行或者奔跑到达；如果我们的目标远在天涯，开着汽车就是更好的选择，但是开车需要资格，无证驾驶将是乘客和路人的灾难。信息化系统就是企业的交通工具，这个驾驶证则是企业对流程与规则的固化和对各级员工思维方式的统一，要想企业做大做强，两者不可偏废。

 

 

沈光辰

知行合一咨询 | 高级咨询顾问

咨询事业部项目经理

JMT产品研发小组专家成员

曾任大型企业人事行政总监、SAP项目经理

国家一级企业人力资源管理师

从事人力资源管理、流程管理工作12年。

 

对稻盛哲学和阿米巴经营有独到研究，擅长企业内部哲学体系搭建和JMT模式导入，已帮助多家企业完成哲学和JMT模式搭建。

 

 

曾为红狮集团、克明面业、翰博集团、巧媳妇食品、珍诚药业等国内大型知名企业提供过专业的咨询与培训服务。